Portals in het hoger onderwijs

De nieuwe generatie digitale leeromgevingen?

Citation
, XML
Auteurs

Abstract

Het e-Learning Research programma van SURF heeft als doelstelling om bestuurders en managers van instellingen voor hoger onderwijs te voorzien van relevante informatie ter ondersteuning van beleidsbeslissingen op het gebied van ICT(O) of ICT(O)-gerelateerde onderwerpen. In het eerste kwartaal van 2005 is door de Universiteit Twente een onderzoek uitgevoerd naar het gebruik van Portals in het hoger onderwijs. Het onderzoek heeft tot doel om beleidsbeslissingen te ondersteunen op het gebied van keuzes voor implementatie en gebruik van Portals

1         Portals in het hoger onderwijs

Het e-Learning Research programma van SURF heeft als doelstelling om bestuurders en managers van instellingen voor hoger onderwijs te voorzien van relevante informatie ter ondersteuning van beleidsbeslissingen op het gebied van ICT(O) of ICT(O)-gerelateerde onderwerpen. In het eerste kwartaal van 2005 is door de Universiteit Twente een onderzoek uitgevoerd naar het gebruik van Portals in het hoger onderwijs. Het onderzoek heeft tot doel om beleidsbeslissingen te ondersteunen op het gebied van keuzes voor implementatie en gebruik van Portals. De gebruikte definitie voor Portals is de volgende:

Een systeem om applicaties te integreren en daarin informatie te ontsluiten aan (groepen van) eindgebruikers op een gepersonaliseerde manier (Keller, 2004).

De belangrijkste conclusie van het onderzoek is dat de diversiteit van de verschillende instellingen in termen van infrastructuur, onderwijsondersteuning en middelen zo groot is dat er geen eenduidig advies is te geven.

In deze samenvatting wordt beschreven hoe het verkennende onderzoek is uitgevoerd, wat de resultaten van het onderzoek zijn en vervolgens wordt er een aanbeveling gegeven hoe deze resultaten te gebruiken zijn voor beleidskeuzes.

1.1         Het onderzoek

Door middel van een verkennend literatuuronderzoek is vastgesteld hoe Portals op onderwijskundig, organisatorisch en technisch gebied een rol kunnen spelen binnen het hoger onderwijs. Hieruit bleek dat er vooral onderzoek was gedaan naar technische aspecten, maar minder over het daadwerkelijke gebruik binnen instellingen op onderwijskundig en organisatorische gebied. Daarom is getracht om door middel van interviews en een webenquête een beeld te krijgen van de huidige stand van zaken op deze gebieden. De webenquêtes zijn gebruikt om inzicht te krijgen over het gebruik in Nederland, de interviews om een duidelijker inzicht over verschillende lopende implementatietrajecten te krijgen. Het onderzoek heeft zich gericht op de volgende vragen:

  • Wat is de onderwijskundige, organisatorische en technische visie op het gebruik van Portals?
  • Wat was de oorspronkelijk onderwijskundige, organisatorische en technische ambitie met betrekking tot het gebruik van een Portal?
  • Welke stakeholders zijn en waren betrokken onderwijskundige, organisatorische en technische aspecten?
  • Wie heeft er onderwijskundig, organisatorisch en technisch belang bij een Portal?
  • Wat zijn kritische onderwijskundige, organisatorische en technische succesfactoren?
  • Wat kunnen andere instellingen leren van huidige Portal implementaties in onderwijskundig, organisatorisch en technisch opzicht?

Alle 58 contactpersonen van de SURF instellingen zijn benaderd met de webenquête en hierop hebben 23 contactpersonen gereageerd. Voor de interviews is getracht een aantal instellingen met een Portal, maar ook een aantal instellingen zonder Portal te benaderen. Bij vijf Hogescholen en twee Universiteiten is er een interview afgenomen waaronder één hogeschool zonder Portal.

1.2         Resultaten?

Uit het onderzoek blijkt dat Portals bij de meeste bezochte instellingen op grote schaal geïmplementeerd worden. Een belangrijke drijfveer voor het gebruik van een Portal is de vraag naar een meer overzichtelijke communicatievorm voor gebruikers. Klachten over onvindbaarheid van gegevens en tijdrovende procedures zijn daarnaast een belangrijke reden. Het onderwijsproces en de daarbijbehorende taken die door Elektronische Leer Omgevingen (ELO) worden ondersteund zijn in de meeste gevallen het startpunt voor de implementatie. Functies voor financiële zaken zoals projectadministratie, salarisadministratie en urenregistratie maar ook voor personeelszaken zoals personeelsadministratie en arbeidsvoorwaarden worden tijdens de implementatie vaak direct meegenomen omdat veel overlappende functionaliteiten zijn te herkennen.

Tijdens de interviews bleek dat voor een aantal instellingen (4) wordt de implementatie van een Portal gezien als een mogelijkheid om bestaande ELO-functionaliteiten over te nemen, contentmanagement en kennismanagement te initiëren en te reguleren en communicatie te personaliseren en uit te breiden. Het onderwijs wordt hierbij op meerdere punten ondersteund door het aanbod van verschillende gegevensbronnen zoals die te vinden zijn in de bibliotheek, studentvolgsystemen, onderwijsleermiddelen, roosterinformatie en vakinformatie maar ook communicatievormen zoals online chat, het delen van documenten en er samen aan werken.

Een Portal maakt per definitie gebruik van verschillende gegevensbronnen die daarom ook op elkaar moeten zijn afgestemd. De gegevensbronnen waar een Portal gebruik van maakt moeten beheerd worden en dit houdt in dat de instellingen die bezig zijn met een Portal implementatie veel tijd nodig hebben om de gegevensstromen vast te leggen in termen van verantwoordelijkheden en procedures. Het inschatten van middelen die nodig zijn voor een dergelijke implementatie is dus bijna niet mogelijk omdat dit afhangt van de huidige stand van zaken binnen een instelling op het gebied van infrastructuur, systemen, menskracht, ambitie en beschikbare middelen.

1.3         Belangrijkste aanbevelingen

Het implementeren van een Portal op dit moment is een goede keuze. Er zijn succesvolle ervaringen en de resultaten zijn over het algemeen positief. Bij een grote ambitie is aan te bevelen dat er voor gekozen worden om het Portal onderwijskundig in te bedden in het beleid zodat er voldoende middelen vrij gemaakt kunnen worden. Het is ook mogelijk om in kleinere stappen een Portal te implementeren. Ook dit brengt een implementatie traject met zich mee, maar de benodigde middelen kunnen verdeeld worden over een langere termijn. Het wordt daardoor eenvoudiger om op toekomstige ontwikkelingen op het gebied van Systeemintegratie aan te sluiten en samen te werken met andere Instellingen voor hoger onderwijs.

Uit het onderzoek blijkt dat een belangrijk deel van het implementeren van een Portal bestaat uit het afstemmen van gegevensbronnen, verantwoordelijkheden, rollen en procedures. Dit heeft een grote impact op de organisatie. De meerwaarde uit zich echter in een meer persoonlijke toegang tot gegevensbronnen, eenvoudigere koppelingen met centrale databases zoals Studielink (Virtual Clearing House) en A-select die het beheer van gegevens kunnen vereenvoudigen. Beleidskeuzes over Portals omvatten dus een groot scala aan deelprojecten waarvoor middelen vrijgemaakt moeten worden.

De implementatie van een Portal houdt niet automatisch in dat er opeens meer mogelijkheden zijn voor communicatie en contentmanagement. Er zijn wel Portals die deze functionaliteiten bieden, maar dit is niet per definitie altijd het geval. Het overnemen van ELO functionaliteiten zoals genoemd door een aantal instellingen berust op de aanname dat deze communicatie en contentmanagement functionaliteiten aanwezig zijn. Op basis hiervan kunnen heel veel ELO functionaliteiten worden overgenomen maar hierbij moet niet worden vergeten dat dit een implementatietraject op zich is en niet een onderdeel van een Portal implementatie. Het structureren van gegevens voor onderwijsdoeleinden kan zeker ondersteund worden door een Portal maar vereist zeker extra aandacht.

Het onderwijsproces blijkt bij de implementatie van de Portals een belangrijke rol in te nemen. Het identificeren, informeren en betrekken van stakeholders zoals onderwijsdirecteuren, docenten en studenten in het implementatie proces is absoluut noodzakelijk voor succes. Deze doelgroep moet uiteindelijk gaan werken met het Portal, en zij kunnen dan ook aangeven wat er nodig is en op welke wijze.

Gepersonaliseerde informatie uit verschillende gegevensbronnen is steeds meer een vereiste dan een wens. De steeds snellere toename van informatie door ontsluiting van gegevensbronnen maakt het steeds moeilijker om benodigde gegevens te vinden.

Het beheer van gegevens, informatie, bronnen voor onderwijs en kennis is binnen de Instellingen voor hoger onderwijs een eerste vereiste, de ondersteuning in termen van ICT is daarbij noodzaak. Het structureren van gegevens, informatie, bronnen voor onderwijs en kennis is nodig om verder te kunnen in de toekomst. Het is niet zozeer een vraag of het nodig is, maar meer wanneer. Portals kunnen hier een hoofdrol in spelen omdat een Portal een scala van mogelijkheden biedt voor het koppelen en ontsluiten van gegevensbronnen.

Concluderend kunnen we zeggen dat de implementatie van een Portal een complex proces is waarbij veel stakeholders betrokken zijn. Wil een instelling zich gaan inzetten voor de implementatie van een Portal dan moet in ieder geval aandacht besteedt worden aan de betrokkenheid van de stakeholders, het tijdspad waarop de implementatie plaats moet vinden, het vrijmaken van financiële middelen, het afstemmen van gegevensbronnen, verantwoordelijkheden, rollen en procedures, het personaliseren van informatie en het structureren en beheren van gegevens, informatie, bronnen voor onderwijs en kennis. Het uitwerken van deze aspecten in een beleids- en uitvoeringsplan is daarom een vereiste.


2         Inleiding

Het onderzoek “Portals in het Hoger Onderwijs” maakt deel uit van het E-Learning Researchprogramma van Stichting SURF en is uitgevoerd op verzoek van het platform ICT en Onderwijs. Het rapport geeft een bijdrage aan de behoefte aan relevante beleidsinformatie op het gebied van ICT en Onderwijs.

Dit rapport beschrijft wat de aanleiding voor het onderzoek was, welke onderzoeksvraag daarbij gesteld is, geeft een inventarisatie van de begrippen die gebruikt worden rondom Portals en een definitie van Portals op basis van literatuur onderzoek Tevens bevat dit rapport een inventarisatie van praktische ervaringen bij de implementatie van Portals in het hoger onderwijs. Tot slot bevat dit rapport een aantal aanwijzingen voor beleidsmakers over factoren die gerelateerd zijn aan het gebruik van Portals.


3         Aanleiding en onderzoeksvraag

Bij verschillende Instellingen voor hoger onderwijs in Nederland zijn of worden op dit moment (juni 2005) Portals geïmplementeerd. Op de thuisuniversiteit van de onderzoekers, de Universiteit Twente (UT), is bijvoorbeeld sinds augustus 2004 een studenten Portal, MyCampus, in gebruik genomen. Over het algemeen hebben deze Portals tot doel om een informatie- en communicatieplatform in te richten op zowel inhoudelijk, organisatorisch als technisch gebied. Hierbij wordt getracht verschillende interne en externe doelgroepen van een instelling te ondersteunen. Door middel van een Portal is het mogelijk verschillende doelgroepen op maat te bedienen door een combinatie van applicaties aan te bieden die is samengesteld op basis van hun rol en eigen voorkeuren.

Bij de implementatie van Portals zijn veel aspecten en factoren te onderscheiden. Uit de opdrachtomschrijving van SURF blijkt dat bestuurders van Instellingen voor hoger onderwijs in Nederland behoefte hebben aan toegepast onderzoek om hun beleidskeuzes op dit gebied beter te ondersteunen. Het SURF BIBA onderzoek (Keller, 2004) heeft daartoe al een aanzet gegeven en tijdens dat onderzoek zijn verschillende Portals vergeleken. Anderzijds is er op Instellingen voor hoger onderwijs ook sprake van een concrete aanleiding: het gebruik van een Portal in relatie tot het onderwijs.

3.1         Doelstelling en doelgroep van het onderzoek

De doelstelling van dit onderzoek is om te komen tot een beschrijving van de stand van zaken op het gebied van de (onderwijskundige) implementatie van Portals. Op basis van deze inventarisatie, inclusief de personen die van belang zijn bij de implementatie, de visies die bij deze personen leven en de identificatie van knelpunten en de ambities worden aanbevelingen gedaan en conclusies geformuleerd.

De primaire doelgroep van de resultaten van dit onderzoek bestaat uit de bestuurders van Instellingen voor hoger onderwijs die beleidsbeslissingen moeten nemen over het gebruik van Portals. Zij zijn degenen die behoefte hebben aan beleidsondersteunend onderzoek op dit gebied, zodat zij beslissingen kunnen nemen op basis van feitelijke waarnemingen. Daarnaast zijn de resultaten van het onderzoek ook van belang voor beleidsondersteuners, hoofden van informatiseringcentra en ICTO expertisecentra, aangezien zij de bestuurders op dit gebied adviseren.

3.2         Onderzoeksvragen

Op basis van de doelstellingen is de volgende hoofdvraag voor het onderzoek geformuleerd:

Wat is de stand van zaken met betrekking tot de (onderwijskundige) implementatie van Portals in het Nederlandse hoger onderwijs?

Om in te kunnen spelen op de hierboven geschetste probleemstelling wordt deze vraag uitgesplitst in de volgende deelvragen:

  1. Wat is de stand van zaken met betrekking tot de (onderwijskundige) implementatie van Portals in het Nederlandse hoger onderwijs?
  2. Welke personen binnen de instelling zijn betrokken bij de instellingsbrede implementatie van een Portal?
  3. Welke (onderwijskundige) visies zijn er met betrekking tot het gebruik van Portals?
  4. Wat zijn de huidige knelpunten op technisch, organisatorisch en onderwijskundig gebied?
  5. Welke ambities hebben verschillende instellingen op technisch, organisatorisch en onderwijskundig gebied?
  6. Is het mogelijk een actieplan te definiëren voor diegenen die verantwoordelijk zijn voor instellingsbrede implementatie van een Portal?

3.3         Projectresultaten

Gezien de doelstelling en de doelgroep van het project zal het eindresultaat van het project bestaan uit een beschrijving van de stand van zaken van de (onderwijskundige) implementatie van Portals in het Nederlandse hoger onderwijs en een advies aan bestuurders van Instellingen voor hoger onderwijs in de vorm van aanbevelingen op basis van implementatie ervaringen van verschillende Instellingen voor hoger onderwijs. Hierbij is zijn de volgende punten geïnventariseerd.

·        Vaststellen van de visie op het gebruik van Portals;

·        Bepalen van de knelpunten op technisch gebied;

·        Bepalen van de knelpunten op organisatorisch gebied;

·        Bepalen van de knelpunten op onderwijskundig gebied;

·        Bepalen van een realistisch ambitieniveau voor de organisatie (technisch, organisatorisch en onderwijskundig);

In de volgende hoofdstukken worden de deelvragen uitgewerkt. In hoofdstuk 4 wordt in het kort beschreven wat er onder Portals verstaan wordt, en wat de relatie is met onderwijs, organisatie en techniek. Hoofdstuk 5 beschrijft het uitgevoerde onderzoek binnen verschillende instellingen die al met de implementatie van een Portal bezig zijn. Tot slot geeft hoofdstuk 6 een advies aan bestuurders als het gaat om de implementatie van Portals.


4         Wat zijn Portals

Dit hoofdstuk bevat de definities van Portals zoals die op dit moment gebruikt worden. Daarnaast wordt ingegaan op de onderwijskundige, organisatorische, en technische aspecten van Portals.

4.1         Definities van Portals

De definities van Portals zijn redelijk eenduidig en uit het BIBA rapport (Keller, 2004) blijkt dat onder andere uit de gebruikte definities van verschillende bedrijven:

Een middel voor organisaties om relevante informatie en applicaties aan te bieden aan (groepen van) eindgebruikers op een gepersonaliseerde manier (Oracle)

Programmatuur welke werknemers voorziet van één enkele interface om de online bronnen te benaderen die ze nodig hebben door integratie en combinatie van programmatuur en data (Forrester)

Toegang en interactie met relevante informatie, software applicaties, en bedrijfsprocessen, toegespitst op doelgroep in een uitermate gepersonaliseerde manier (Gartner)

  • Een systeem om applicaties te integreren en daarin informatie te ontsluiten aan (groepen van) eindgebruikers op een gepersonaliseerde manier (Keller, 2004).

Uit deze definities blijkt dat het bij Portals dus gaat gepersonaliseerde informatie uit verschillende bronnen.

De nadruk in de definities ligt soms meer op organisatorische aspecten (Oracle), bedrijfsprocessen, toegang en interactie (Gartner), interfaces en programmatuur (Forrester), en Keller (2004) gebruikt de term systemen om de technische aspecten duidelijk weer te geven. De verschillende definities hebben vooral een technische oriëntatie gericht op programmatuur, systemen, processen, data en informatie. Een Portal moet er voor zorgen dat deze techniek aansluit op de gebruiker, of groep gebruikers.

Omdat de gebruikers binnen een instelling verschillen moet het Portal een mogelijkheid hebben om in te spelen op de persoonlijke wensen van de gebruiker. De technische aspecten richten zich op de gebruikers en hoe ondersteuning en sturing vanuit het management nodig is. De nadruk in dit rapport ligt niet alleen op de technische aspecten, maar (juist ook) op de mogelijkheden op onderwijskundig en organisatorisch gebied.

Een beschrijving van onderwijskundige, organisatorische en technische aspecten wordt gegeven in de volgende paragrafen.

4.2         Onderwijskundige aspecten van Portals

Onderwijskundige aspecten kunnen worden weergegeven als functies binnen het onderwijs. Onderwijsfuncties zijn in algemene termen geformuleerde activiteiten die in het onderwijs moeten plaatsvinden opdat gewenste leeractiviteiten zullen plaatsvinden. Er wordt hierbij nog opengelaten door wie (docent, lerende) en hoe (bijv. een bepaalde onderwijsactiviteit, didactische werkvorm, etc.) de onderwijsfunctie wordt gerealiseerd. Terlouw (1997) onderscheid volgende hoofdfuncties:

·        voorbereidende functies (motiveren, aansluiten bij voorkennis, inzicht in leerdoelen, plan van leren);

·        uitvoerende functies (oriënteren op kennis, vaardigheden en attitude, oefenen);

·        regulerende functies (begeleiding / bewaking uitvoering en inzet, terugkoppeling tijdens het oefenen, toetsing, terugkoppeling na toetsing);

·        randvoorwaarden creërende functies (faciliteiten, voorzieningen).

De formulering van onderwijsfuncties wordt gedetailleerder naarmate er nadrukkelijk een bepaald soort onderwijsbenadering (of onderwijsvisie) binnen een instelling gebruikt wordt. Dit geldt ook voor de faciliteiten die vervolgens door een Portal geleverd moeten worden om de gebruikte onderwijsbenadering te ondersteunen. Doordat er in veel gevallen zeer grote instellingen bediend moeten worden met een Portal worden er binnen één instelling meerdere onderwijsbenaderingen gebruikt en zijn er daarom faciliteiten nodig die algemener van aard zijn, maar die vervolgens per opleiding, programma of project ingericht kunnen worden. Wat betreft onderwijskundige aspecten moet geïnventariseerd worden welk onderwijskundige proces door welke software toepassingen ondersteund worden en wat de bijbehorende onderwijskundige functies zijn. Het onderwijskundig proces kan ondersteund worden door bijvoorbeeld E-mail, Elektronische Leeromgevingen (ELO’s) en Studentinformatiesystemen. Ook moet geïnventariseerd worden welke verschillende groepen of rollen te onderscheiden zijn als actoren in het onderwijsproces. Bij het inventariseren kan een onderscheid gemaakt worden tussen de organisatorische aspecten zoals planning, inschrijving en de uitvoering van onderwijskundige taken. Tabel 1 geeft een overzicht van verschillende soorten van onderwijsondersteuning en welke technologie daarvoor in aanmerking komt.


 

Tabel 1 Types of technology applications related to categories of course support in higher education (Collis, 1999)

 

Major educational use

 

Examples of technology applications

 

1. Publication, information dissemination

 

 

Word processing; HTML editors; WWW sites and the browsers to access them, WWW sites associated with database environments; software to facilitate file transfer and document attachments to e-mail; tools for cross-application format retention (i.e., pdf).

 

2. Communication

 

E-mail systems, computer-conferencing tools, including WWW boards and other forms of WWW-based conferencing; WWW sites offering communication options for the direct sending of e-mail and forms for structured communication; software for Internet telephony; software environments for audio-video desktop conferencing, for voice-email, for creating video attachments for e-mail; software systems for text-based chat.

 

3. Collaboration

 

Groupware, which includes application-sharing software, shared workspaces, WWW-based shared workspaces, WWW-based application sharing, workflow tools; WWW sites designed for collaboration support; tools to allow collaborative writing on documents that are then commonly available to a group.

 

4. Information & resource handling

 

CD-ROMs with resource collections, which may or may not be linked with a WWW site; WWW -based search engines; distributed database systems (WWW- and proprietary); WWW sites designed for information organisation, access and sometimes creation; tools to retrieve and display distributed multimedia resources stored as digitised audio and video (including streaming audio and video).

 

5. Specific for teaching & learning purposes

 

Stand-alone software for tutorials, simulations, electronic workbenches, demonstrations of processes, collections of resources; interactive software (such as tutorials, quizzes, simulations) stand alone or accessible via WWW sites; computer-based testing systems; video-capture tools for lecture or presentation capture; video-conferencing (point-to-point and multicasting) for lecture participation; WWW-based pages or environments

 

6. For course integration

 

WWW-based course-support (or management) systems.

 

In de huidige Electronische Leeromgevingen (ELO’s) zoals Blackboard, TeleTOP en N@tschool zijn deze verschillende onderwijskundige functies in meer of mindere mate terug te vinden. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt in de verschillende onderdelen:

  • Algemene cursusorganisatie, inclusief cijferadministratie studentenbegeleiding, afwezigheid, en algemene planning voor de cursus
  • Colleges en andere vormen van instructeur-geleide sessies
  • Zelf-studie: lezingen, activiteiten en taken, (misschien) praktische oefeningen
  • Opdrachten (scripties, rapport, product, onderzoek, enz.) om diverse aspecten van de cursus samen te stellen en gewoonlijk wordt verondersteld om een wezenlijk gedeelte van de tijd van de student voor de cursus te bezetten. De taak kan individueel worden gedaan, of door een groep worden gedaan
  • Het toetsen, (gedeeltelijk) bepalen van een cijfer in een cursus
  • Communicatie, naast wat als deel van de bovengenoemde categorieën voorkomt

De inzet van een Portal kan in relatie tot een ELO op verschillende manieren plaatsvinden. Als het gaat om een Portal zoals beschreven in de definitie, dan maakt het Portal gebruik van een ELO als één van de vele andere gegevensbronnen. Hierbij moet de ELO dan wel de mogelijkheden bieden om de gegevens aan het Portal op een gepersonaliseerde wijze aan te bieden. ELO’s zijn op dit moment nog niet ingericht op deze vraag omdat tijdens de implementatie van een Portal pas duidelijk wordt welke gegevens uit het ELO wenselijk zijn, en in welke vorm deze moet worden uitgewisseld.

In sommige gevallen beschikt een Portal ook over Content Management mogelijkheden. Keller (2004) neemt in het onderzoek naar Portals hierover een expliciet onderdeel over op. Het gebruik van een dergelijk Content Management Systeem (CMS), al dan niet geïntegreerd met de Portal, geeft mogelijkheden om gegevens in het systeem op te slaan, te structureren, organiseren en te beheren. Het Portal beschikt dan als het ware over een eigen gegevensbron die naast de bestaande bronnen ook gegevens kan leveren. De huidige database georiënteerde ELO’s zoals Blackboard, N@tschool en TeleTOP kunnen ook gezien worden als een vorm van Content Management Systemen waarbij over het algemeen vakken of cursussen (onderwijseenheden) de belangrijkste structuur en organisatie vormen. Personalisatie binnen deze ELO’s wordt al langer toegepast omdat het beheer en overzicht voor docenten en studenten anders te moeilijk wordt. Het overnemen van het content management van de ELO’s in Portals met Content Management Systemen is dan ook mogelijk mits de organisatie en structuur die binnen de ELO’s geboden worden ook ondersteund worden. Bij een dergelijke systeemintegratie schuilt het grote gevaar dat onderwijskundige functies zoals die eerder beschreven zijn niet op een adequate wijze door een Portal ondersteund kunnen worden. Het inschakelen van gebruikersgroepen om advies te vragen en om draagvlak te verkrijgen zijn dan ook een vereiste.

Het onderscheid tussen verschillende systemen zoals ELO’s, CMS-en en Portals is steeds moeilijker te maken. Zeker als er wordt gekeken naar hoe ze technisch zijn opgebouwd. Het verschil is hoofdzakelijk te maken in het type opgeslagen gegevens, de gekozen structuur en de vormgeving van de userinterface waarmee het systeem bediend kan worden. De userinterface is bij de huidige systemen in grote mate bepalend voor het gebruik van een bepaalde functie. Het onderwijsproces zal dus ook ondersteund moeten worden met een userinterface die in alle opzichten zo goed mogelijk past bij de behoeften van dat proces en met name de actoren in dat proces. Het bieden van een userinterface waar alle vrijheid wordt geboden (die mogelijk is met de huidige staat van techniek) is vaak niet wenselijk. Portals bieden in grote mate deze mogelijkheden, maar om het onderwijsproces beheersbaar voor studenten en docenten te maken zal ook zeker structuur nodig zijn die de gebruikers ondersteund tijdens de verschillende onderwijsfuncties.

4.3         Organisatorische aspecten van Portals

De organisatorische aspecten van Portals hebben betrekking op de logistieke kant van het onderwijsproces, zoals de planning van zalen, inschrijving op vakken en het registreren van cijfers, maar ook met personeelszaken, studiefinanciering en beleid. Binnen Instellingen voor hoger onderwijs zijn veel van deze processen al geautomatiseerd en zijn rollen binnen deze processen al goed gedefinieerd. Zo kunnen er bijvoorbeeld verschillende bureaus en diensten worden onderscheiden die een deel van de processen of taken uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn de studentenadministratie, Personeel en Organisatie, Communicatie, huisvesting, ICT in Onderwijs, Helpdesks en secretariaten van afdelingen.

Een Hoger Onderwijs instelling zoals bijvoorbeeld de UT heeft een groot aantal applicaties in gebruik. Hierbij gaat het bij de UT om tientallen verschillende systemen die gerelateerd zijn aan bijvoorbeeld onderzoek (3 systemen), onderwijs (>10 systemen), personeel (>10) en financiën (>10). De systemen verschillen in functionaliteit van bijvoorbeeld het bijhouden van kassystemen, chemische voorraden en kaart identificatie systemen tot salaris en onderwijsondersteuning. Elk van deze systemen kent een specifieke doelgroep, beheersaspecten en een interface om informatie in te voeren of aan te ontrekken. Het voorbeeld van de Universiteit Twente met de verschillende systemen zoals hier geschetst, is niet uniek. De behoefte van instellingen om inzicht te krijgen in verschillende processen heeft geleid tot een geleidelijke toename van maatwerktoepassingen. Pas de laatste jaren hebben de snelle computernetwerken het mogelijk gemaakt om gegevens op aanvraag te tonen en is ook de technische interoperabiliteit van systemen toegenomen. Hierdoor kan de beschikbare informatie ook ontsloten worden. De huidige problemen gaan gepaard met problemen met interoperabiliteit van data in de systemen. Het koppelen van gegevens is soms niet mogelijk of wordt bemoeilijkt door ontbrekende gegevens van unieke sleutels zoals namen, emailadressen, gebruikersnamen en wachtwoorden. Omdat elk systeem specifieke kenmerken heeft moet er nog wel individueel gekeken worden in hoeverre informatie ook daadwerkelijk ontsloten moet worden. Sommige systemen zijn ontworpen om een specifieke taak op een specifieke plaats uit te voeren en hebben verder geen interactie met andere systemen. Binnen de Universiteit Twente is getracht een aantal applicaties die veel gebruikersinteractie kennen te ontsluiten via een Portal.

Figuur 1 toont als voorbeeld de interface van de Portal, dat beschikbaar is voor de gebruikers van de Universiteit Twente.

Figuur 1 My Campus Portal

Als het gaat om onderwijstaken dan kunnen over het algemeen twee groepen onderscheiden worden, namelijk medewerkers en studenten. Deze groepen zijn weer onder te verdelen in subgroepen en personen op zich kunnen deel uitmaken van deze verschillende subgroepen. Een medewerker kan bijvoorbeeld onderwijs verzorgen, maar zich ook met beleid bezig houden en een student kan naast student zijn ook het onderwijsproces ondersteunen als studentassistent of coach. Hieruit blijkt dat alhoewel de meeste personen één bepaalde hoofdtaak hebben, de informatiebehoefte en het verschil van rollen per persoon waarschijnlijk niet eenduidig zijn. Portals richten zich dan ook op een gepersonaliseerde set van systemen en bronnen. Om Portals te kunnen implementeren moet er dus een overzicht worden gemaakt van de gewenste behoeften van de verschillende gebruikers. Een behoefte-inventarisatie kan de toekomstige gebruikers bewust maken van de mogelijkheden en kan richting geven aan welke punten prioriteit moeten krijgen.

De grootschaligheid waarmee de implementatie van een Portal gepaard kan gaan, kan niet geïnitieerd worden vanuit studenten of medewerkers. Zij kunnen wel om bepaalde functionaliteiten vragen, maar de afstemming van de verschillende bronnen en systemen kan alleen op beleidsniveau worden bepaald. Hierbij gaat het om beslissingen die te maken hebben met het inzetten van financiële middelen, maar ook het kiezen van een strategie die bepalend is voor de uitvoering van onderwijs, bestaande processen en diensten, en de uitwisseling van data, informatie.

4.4         Technische aspecten van Portals

Bij de technische aspecten van Portals onderscheiden we drie verschillende onderdelen. Het BIBA onderzoek (Paragraaf 4.4.1 ) dat zich richt op het onderzoek dat is al is uitgevoerd in Nederland, Studielink (Paragraaf 4.4.2 ) dat beschrijft hoe verschillende instellingen voor Hoger onderwijs kunnen samenwerken en A-Select (Paragraaf 4.4.3 ) dat zich richt op authenticatie oplossingen.

4.4.1        BIBA onderzoek

Omdat er in het hoger onderwijs een behoefte bestond om op eenvoudige wijze toegang te geven tot informatie uit verschillende bronnen is er al eerder onderzoek gedaan naar Portals. Het BIBA rapport is het resultaat van een SURF onderzoek waarin verschillende Portal pakketten met elkaar vergeleken zijn (Keller, 2004). Het uitgangspunt in dat onderzoek was de vraag: Waarvoor zijn Portals en Content Management Systemen nodig? De volgende onderdelen werden hierbij onderscheiden:

  • Beheer van content: Hierbij kan het gaan om webcontent, documenten en administratieve data, maar ook om redactie rollen, eigenaar, autorisaties, versies, domeinen en workflow
  • Uniforme toegang: Hierbij gaat het om identificatie, authenticatie en single sign on (SSO)
  • Integratie van applicaties: Email, elektronische leer omgevingen, SIS. CRM, ERP, LDAP, applicatie integratie en gegevens integratie
  • Samenwerken (collaboratie): Email, communities, Fora, Chat, shared folders, Video/ audio, documenten zoeken, metadata, taxonomieën, classificatie van materiaal

In het onderzoek werd niet alleen gekeken naar Portals, maar ook naar Content Management Systemen: vier Content Management Systemen en zes Portal pakketten werden met elkaar vergeleken aan de hand van een criteriumlijst. De reden voor zowel het onderzoeken van Portals als Content Management Systemen is dat Portals vooral gericht zijn op het toegankelijk maken van informatie en “content” ook vaak deze informatiecomponent in zich heeft. Binnen verschillende instellingen maakt content management al deel uit van de bestaande infrastructuur. Portals worden vaak gezien als een uitbreiding, integratie, aansluiting of stroomlijning van de Content Management Systemen.

Het onderzoek was voornamelijk een inventarisatie van technische mogelijkheden van de Portals. De implementatie en het daadwerkelijk gebruik van de mogelijkheden is in het rapport niet beschreven. Het rapport geeft een goed overzicht van de verschillende Portals en hun toepassingsmogelijkheden.

4.4.2        Studielink (voorheen Virtual Clearing House)

Studielink (http://www.studielink.nl) is van en voor de instellingen in het hoger onderwijs. Studielink wordt ontwikkeld door Stichting SURF en de instellingen in nauwe samenwerking met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, HBO-Raad, VSNU, CFI en de IB-Groep. Er worden duidelijke afspraken gemaakt tussen de instellingen, de overheid en Studielink wie welke gegevens mag inzien of gebruiken. Alle partijen zoals studenten, medewerkers en instellingen houden hierdoor controle op de eigen gegevens. Uiteraard wordt daarbij zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens van studenten. De veranderingen binnen de Hogescholen en universiteiten in de vorm en inhoud van het onderwijs, in het (studie)gedrag van studenten en veranderingen in regelgeving van de overheid maakt de omvang en de complexiteit van de informatievoorziening van instellingen steeds groter. Ook de invoering van de Wet Onderwijsnummer in het hoger onderwijs vergroot de druk op de informatievoorziening van de instellingen. Studielink wil de benodigde aanpassingen, die deze veranderingen met zich meebrengen, op gemeenschappelijk wijze oplossen. Hierdoor ontstaat, naar verwachting, een doeltreffende infrastructuur voor gegevensuitwisseling en meer samenwerking en standaardisering in het hoger onderwijs, met behoud van autonomie voor de instelling. De dienstverlening naar studenten zal hierdoor verbeteren. Tevens zal de invoering van Studielink zorgen voor administratieve lastenverlichting voor de instelling, bijvoorbeeld doordat een groot aantal gegevens niet meer handmatig hoeft te worden ingevoerd.

Één van de uitgangspunten is de beschikbaarheid van studielink in de naaste toekomst. Studielink is een project waarin alle Instellingen voor hoger onderwijs participeren en tot doel heeft om studenten inschrijving centraal te regelen. Op basis van dit soort centralisering van diensten en uitwisseling van gegevens is een toekomstige visie gebaseerd die uitgewerkt is in architectuur voor ICT voorzieningen die uitgaat van gegevensbronnen, services en interfaces in de vorm van webapplicaties. De visie heeft vergaande gevolgen voor de opbouw en uitwerking van verschillende ICT faciliteiten en het gebruik of toepassing van Portal functionaliteiten.

4.4.3        A-select

A-Select (authenticatie selectie) (SURF, 2004a) kan voor online-authenticatie met persoonsgebonden middelen (http://www.surf.nl/a-select) zorgen. Het softwarepakket maakt het mogelijk om van authenticatie met de traditionele combinatie gebruikersnaam / wachtwoord over te gaan naar een sterkere vorm van authenticatie. Voorbeelden van deze middelen zijn onder andere wachtwoorden, al dan niet toegezonden in een SMS-bericht en de inlogprocedure van internet bankieren. Zodra de gebruiker zich met de ‘single sign-on’ via het web heeft geregistreerd kan deze daarna vanuit dezelfde werkplek veilig gebruikmaken van verschillende Portals en web-applicaties. De gebruiker hoeft zich niet nogmaals in te loggen wanneer hij op een andere webapplicatie komt die met behulp van A-Select is afgeschermd.

A-Select was voorheen alleen beschikbaar voor het hoger onderwijs en non-profit instellingen maar is nationaal en internationaal kosteloos te gebruiken.

4.5         Conclusie

Uit het overzicht blijkt dat er over Portals al wel veel bekend is over technische aspecten, en dat er over de onderwijskundige en organisatorische aspecten wel verbanden en relaties zijn te leggen, maar dat er niet veel vastgelegde praktijkervaring voorhanden is. In het volgende hoofdstuk wordt geprobeerd hier meer inzicht in te geven op basis van het uitgevoerde onderzoek. Hierbij is vooral gekeken in hoeverre de theoretische mogelijkheden ook daadwerkelijk binnen de Instellingen voor hoger onderwijs in de praktijk zijn gebracht.